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毕业生档案管理办法
2012-06-22 招生与就业处    (点击: )

随着我院办学规模的不断扩大,毕业生人数逐年增多,使毕业生的档案管理工作日益繁重,为了更好的把毕业生档案管理工作做好,根据上级主管部门要求及我院实际情况,制定本办法。

一、档案的整理

1.提供档案材料的部门应在六月底之前把材料准备好,提供给各系;

2.毕业生档案必须有入学档案(高中、中专档案)、成绩单、学年鉴定表、毕业生登记表、毕业实习手册、报到证副本、体检表;

3.中专毕业生档案必须有入学档案(考生登记表)、成绩单、学年鉴定表、毕业生登记表、毕业实习手册、报到证副本、体检表;

4.《毕业生登记表》的填写,要严格按照"填表说明"的要求填写,加盖公章后,再装入学生档案袋;

二、档案的验收

1.毕业生离校前,各系按要求集中整理好毕业生档案转交招生与就业处验收。不允许出现不合格档案,不合格档案在统计表上注明不合格原因(缺少何种材料、是系原因还是学生本人原因),交招生与就业处统一保管。

2.严格按照档案袋封面材料名称顺序将袋内材料排序。

3.填写毕业生档案袋封面。在相应的位置填写“档案编号、姓名、性别、系部、专业、生源地(具体到区县)”,并对照材料在“件数”栏内标明具体数量。

4.将学生档案材料装入对应的档案袋中,并再次核对,防止漏放、错放。

三、档案的寄送

1.外省毕业生档案按本人填写地址,学院以机要文件寄出;

2.省内毕业生档案托管贵阳市人才交流中心卫生系统人事代理工作站;

3.升学毕业生档案凭录取通知书或提档函或提供详细通信地址,自行提档或统一寄发。

四、注意事项,

1.各系上报档案、档案袋书写要用黑色或蓝黑色钢笔或黑色中性笔,字体要工整、字迹清晰;

2.未尽事宜另行通知。

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